UFFICIO DI SEGRETERIA

Cosa fa

La segreteria è formata da un team di assistenti amministrativi coordinati e supervisionati dal Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA) che a sua volta segue le indicazioni generali fornite dal dirigente scolastico in coerenza con finalità, obiettivi e priorità individuate nel Piano Triennale dell’Offerta Formativa dell’Istituto Scolastico.

Le competenze generali dell’ufficio di Segreteria sono le seguenti:

organizza le procedure d’ufficio;
gestisce la contabilità e la logistica;
archivia e protocolla la documentazione in entrata e in uscita dell’istituzione scolastica;
gestisce gli ordini di materiali e la corrispondenza;
si aggiorna su tutte le novità legislative riguardanti il comparto scuola nel quale opera;
cura la documentazione dei rapporti con gli enti pubblici a livello locale, provinciale e regionale.

L’Ufficio di Segreteria è strutturato per aree: l’Ufficio Didattico, l’Ufficio Giuridico e l’Ufficio Amministrativo, le cui competenze specifiche sono di seguito elencate:

UFFICIO DIDATTICO

è di supporto all’attività del Dirigente rispetto ai rapporti con docenti famiglie e alunni;
si occupa della gestione delle pratiche relative agli alunni: attività di sportello, modulistica e atti, registri, piattaforme, domande di iscrizione;
gestisce pratiche di trasferimento alunni;
si occupa di cedole librarie, documentazione schede di valutazione esami e diplomi, Invalsi;
gestione gli infortuni anche tramite il portale assicurazione e INAIL;
collabora alla documentazione dei rapporti Insegnanti / Genitori / Alunni;
gestisce e archivia fascicoli individuali con i documenti e le certificazioni degli alunni;
assiste i docenti nelle eventuali problematiche relative al Registro elettronico;
predispone gli attestati relativi alla formazione in tema di sicurezza del personale;
predispone la parte documentale relativa alle elezioni degli organi collegiali.

UFFICIO GIURIDICO

si occupa della gestione delle pratiche burocratico-amministrative relative ai processi di assunzione o incarichi di tutto il personale a tempo determinato e indeterminato;
gestisce le pratiche amministrative e INPS relative alle varie tipologie di assenze o richieste del personale;
gestisce le problematiche relative alle assenze ai permessi e ai ritardi del personale;
predispone le certificazioni e gli attestati richiesti dal personale;
si occupa dell’aggiornamento, archiviazione gestione e invio dei fascicoli personali cartacei e digitali del personale, ivi compreso l’aggiornamento della Documentazione personale relativa alla formazione obbligatoria e agli incarichi in tema di sicurezza sul luogo di lavoro e di privacy;
segue gli adempimenti relativi ad assegnazioni, trasferimenti e utilizzazioni provvisorie del personale in servizio, agli aggiornamenti e verifiche delle graduatorie d’istituto e provinciali sulle piattaforme ministeriali;
fornisce assistenza ai docenti e al personale ATA nella gestione della modulistica sul portale Nuvola;
controlla e gestisce le presenze del personale sul portale Nuvola.

UFFICIO AMMINISTRATIVO

gestisce le procedure pensionistiche relative al personale e i decreti di assenza e malattia;
gestisce le pratiche relative alla concessione del piccolo prestito INPS e alla cessione quinto dello stipendio;
verifica e gestisce il riconoscimento servizi di carriera, pre-ruolo e la ricongiunzione di quelli già prestati;
si occupa dell’esecuzione delle pratiche finanziarie e contabili;
è di supporto alle variazioni di bilancio e alla tenuta dei registri di entrate e uscite, contratti e giornale di cassa.

ORARI DI APERTURA AL PUBBLICO

Gli orari di apertura al pubblico, genitori e famiglie, docenti e personale ATA sono soggetti a variazioni nel corso dell’anno scolastico, in particolare fra il periodo di attività didattica e il periodo estivo e in corrispondenza di periodi particolari (iscrizioni, esami di Stato, sede di seggio per elezioni, giorni prefestivi, ecc.).

Nel caso di dubbio, è pertanto sempre consigliabile accertarsi telefonicamente dell’accessibilità del servizio prima di presentarsi presso lo sportello.

Orario Invernale (da settembre a giugno)